Multi-Account-Lösung: Inhalte zentral verwalten und verteilen

Multi-Account-Lösung: Inhalte zentral verwalten und verteilen

Einleitung

Mit unserer Multi-Account-Lösung kannst du Inhalte wie Mailings, Felder oder Setups zentral im Master-Account erstellen und in Sub-Accounts verteilen. Außerdem lassen sich Inhalte zwischen Sub-Accounts sowie zurück in den Master-Account übertragen.

In diesem Artikel erfährst du, welche Schritte erforderlich sind, um das Multi-Account-System effizient zu nutzen.

Dieser Artikel ist für dich relevant, wenn:
  1. du ein neues Multi-Account-System einrichtest.
  2. du neue Workflows in ein bestehendes Multi-Account-System integrieren möchtest.
  3. du einen neuen Sub-Account hinzufügen und einrichten möchtest.

Strategische Planung

Das Multi-Account-System ermöglicht mehr als nur das Verteilen von Marketing-Ressourcen oder redaktionellen Inhalten. Es eignet sich besonders zur:
  1. Standardisierung von Datenstrukturen
  2. Zentralen Verwaltung von Templates
  3. Vereinheitlichung von Anmeldeprozessen
  4. Reduktion administrativer Aufwände
Starte mit einen optimal aufgesetzten System, indem du zu Beginn folgende Fragen klärst.

Struktur der Sub-Accounts

Nach welchem Kriterium sollen die Sub-Accounts aufgeteilt werden?
Beispiele:
  1. Standort
  2. Firmierung
  3. Abteilung/Bereich
  4. Bei Resellern: pro Kunde

Zentrale Elemente

Welche Elemente sollen zentral für die Sub-Accounts bereitgestellt werden?
Beispiele:
  1. Abonnentenfelder
  2. Abonnentenlisten
  3. Mailings
  4. Zielgruppen
  5. Personalisierungshelfer
  6. Templates
  7. Setups

Berechtigungen

Zentral ist die Klärung folgender Aspekte:
  1. Wer darf Inhalte verteilen?
  2. Welche Benutzerrollen erhalten Zugriff auf welche Module und Funktionen?

Wer darf Inhalte verteilen?

Für jede Benutzerrolle kann festgelegt werden, ob und in welche Richtung Inhalte verteilt werden dürfen.
  1. Öffne dazu die Benutzerrollenverwaltung unter "Administration" > "Benutzerrollen".
  2. Klicke bei der gewünschten Benutzerrolle auf das Bearbeiten-Icon
  3. Öffne den Tab "Module/Extras-Rechte".


Folgende Verteil-Optionen sind wählbar:
  1. Nach oben: Vom Sub-Account in den Master-Account
  2. Nach unten: Vom Master-Account in den Sub-Account
  3. Quer: Zwischen Sub-Accounts
Wichtig: Die Berechtigungen für die Verteilrichtungen lassen sich nicht auf Funktions- oder Modulebene herunterbrechen. Vergib Berechtigungen daher sparsam und bewusst. In den seltensten Fällen ist eine Verteilung „nach oben“ – also in den Master-Account – erforderlich. Eine Querverteilung kann in bestimmten Fällen sinnvoll sein, beispielsweise wenn Mailings zwischen Sub-Accounts ausgetauscht werden sollen.

Welche Benutzerrollen erhalten Zugriff auf welche Module und Funktionen?

Nutze das Rollen-/Berechtigungsmanagement um sicherzustellen, dass standardisierte Prozesse in den Sub-Accounts eingehalten werden.
Aktiviere gezielt nur die Module, die von der jeweiligen Benutzerrolle bearbeitet werden dürfen.

Neuen Account einrichten: Kopieren oder Verteilen?

Um neue Accounts einzurichten, hast du drei Möglichkeiten:
  1. Einen Kopiervorlagen-Account erstellen und diesen kopieren.
  2. Einen neuen Account anlegen und die Elemente anschließend dorthin verteilen.
  3. Eine Mischform wählen. Dabei stellst du einen Teil der Inhalte über einen Kopiervorlagen-Account bereit und rollst den anderen Teil über die Verteilen-Funktion aus.
Was ist ein Kopiervorlage-Account?
Ein Kopiervorlage-Account ist ein Account, der bereits mit bestimmten Inhalten bestückt ist. Durch das Kopieren des Accounts können die Inhalte in Teilen übernommen werden.
Welche Inhalte werden beim Kopieren von Accounts übernommen?
Benutzer
Benutzerrollen
Abonnentenlisten
Felder
Interessen
Zielgruppen (außer bei Bedingungen für Aktivitäten)
dynamische Inhalte
Personalisierungshelfer
Ordner
Dateien
Kampagnen
Blacklists
Setups
Accountkonstanten
Welches Vorgehen am besten geeignet ist, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab. Dabei solltest du die technischen Restriktionen eines Kopiervorlagen-Accounts berücksichtigen:
  1. Beim Kopieren eines Accounts werden vorhandene Share-Verknüpfungen entfernt. Die kopierten Elemente können anschließend nicht mittels der Verteilen-Funktion aktualisiert werden.
  2. Nicht alle Elemente werden beim Kopieren eines Accounts übernommen.
In vielen Fällen ist es daher sinnvoll, auf einen Kopiervorlagen-Account zu verzichten und die Inhalte stattdessen über die Verteilen-Funktion bereitzustellen.


Technische Vorbereitungen

1. Freigabeordner einrichten

Um in einen Account Elemente verteilen zu können, muss in diesem ein Freigabeordner vorhanden sein. Logge dich zum Erstellen eines Freigabeordners in den gewünschten Sub-Account ein. Öffne Administration > Ordnerverwaltung.

Erstelle bei Bedarf einen neuen Ordner, indem du auf den Button "Neuer Ordner" klickst. Vergib einen Namen und klicke auf den Button "OK".

Klicke in der Spalte "Aktionen" auf das Bearbeiten-Icon.

Wähle im Tab "Zugriff" die Option "Inhalte verteilen" an und klicke anschließend unten auf den Button "Speichern".

Das Verzeichnis ist nun durch ein Symbol als Freigabeordner erkennbar.

2. Stellvertreter definieren

Der Stellvertreter ist ein Identifikator zur accountübergreifenden Zuordnung von Elementen wie Abonnentenfeldern, Setups oder Listen. Er darf aus Buchstaben, Zahlen und Unterstrichen bestehen.
Wenn du beispielsweise aus deinem Master-Account ein Mailing verteilst, das einen Personalisierungshelfer enthält, muss im Ziel-Account ein Personalisierungshelfer mit demselben Stellvertreter vorhanden sein. Andernfalls kommt es beim Verteilen zu einem Fehler.

Füge den Stellvertreter in den Einstellungen des Elementes hinzu. Klicke dazu in der Spalte "Aktionen" auf das Bearbeiten-Symbol.


Trage den Stellvertreter in das Eingabefeld ein und bestätige durch Klick auf den Button "Speichern".

3. Medienfreigabe einrichten (optional)

Im Master-Account kannst du einen Ordner für die Medienfreigabe festlegen. Alle Medien dieses Ordners (inkl. Unterordnern) sind automatisch in allen Accounts sichtbar – die Medien müssen vorher nicht verteilt werden.

Logge dich zum Erstellen der Medienfreigabe in den Master-Account ein und gehe zu "Administration" > "Ordnerverwaltung". Erstelle bei Bedarf einen neuen Ordner. Klicke in der Spalte Aktionen auf das Bearbeiten-Icon.


Öffne den Tab "Zugriff" und wähle die Option  für die Medienfreigabe. Klicke anschließend auf den Button "Speichern".

Inhalte verteilen

Elemente können auf zwei Arten verteilt werden:
  1. Über das Pfeil-Icon in der Spalte "Aktionen"
  2. Über die Mehrfachaktion "Verteilen in Unteraccounts" (unterhalb der Tabelle) 

Nach dem Klick öffnet sich der Verteilen-Dialog.
  1.  Wähle die gewünschten Ziel-Accounts aus.
  2. Im Dropdown "Share-Status" kannst du auswählen, ob Accounts angezeigt werden sollen, die das Element bereits erhalten haben, oder solche, die es noch nicht erhalten haben.
  3. Klicke auf den Button "Verteilen", um den Verteilprozess zu starten.

Anschließend kannst du den Status unter "Extras" > "Verteilen: Aufträge" prüfen.
Info
Sollte ein Account in der Liste fehlen, lege in diesem einen Freigabeordner an.

Share-Verknüpfung

Verteile Elemente erhalten eine Share-Verknüpfung.
Im Ziel-Account ist diese durch ein Info-Icon am jeweiligen Element zu erkennen:


Wenn du den Cursor über das Icon bewegst, siehst du, aus welchem Account das Element stammt und wann es verteilt wurde.

Dokumentation und Schulung

Schule alle Redakteure umfassend im Umgang mit dem Multi-Account-System und erstelle einen internen Leitfaden. Überprüfe und aktualisiere geteilte Inhalte regelmäßig, um Aktualität und Relevanz sicherzustellen.

Folgende Aspekte sollten in der Dokumentation unbedingt beschrieben werden:
  1. Welche Elemente müssen beim Erstellen eines neuen Accounts verteilt werden.
  2. In welcher Reihenfolge müssen diese Elemente verteilt werden.
  3. Welche Anpassungsschritte nach dem Verteilen der Elemente ggf. noch notwendig sind.

Praxisbeispiel 1: Zentraler Personalisierungshelfer für formelle Anrede (mehrsprachig)

Eine vereinheitlichte Feldstruktur ermöglicht es, darauf aufbauende Elemente zentral vorzubereiten und auszurollen. Im Folgenden wird beschrieben, wie Personalisierungshelfer anhand von standardisierten Felder und Zielgruppen erstellt und ausgespielt werden. 

Wichtige Abhängigkeiten
  1. Personalisierungshelfer basieren auf Zielgruppen.
  2. Zielgruppen basieren auf Abonnentenfeldern.
Reihenfolge der Implementierung
  1. Abonnentenfeld anlegen
  2. Zielgruppen (zum Beispiel "männlich" und "weiblich") definieren
  3. Personalisierungshelfer erstellen
  4. Berechtigungen setzen (optional)
  5. Inhalte verteilen

Schritt 1: Abonnentenfeld anlegen

  1. Lege im Master-Account ein Feld "Anrede" an (falls noch nicht vorhanden).
  2. Feldtyp "Einfachauswahl"
  3. Hinterlege am Eingabefeld "Optionen" alle benötigten Sprachvarianten als Auswahloptionen.

Schritt 2: Zielgruppen definieren

Richte Zielgruppen wie "Männlich" und "Weiblich" ein. Diese bilden die Grundlage für die personalisierte Ansprache.

Schritt 3: Personalisierungshelfer erstellen

Lege auf Basis der Zielgruppen einen Personalisierungshelfer für die formelle Ansprache an.

Schritt 4: Berechtigungen setzen (optional)

Lege für die Benutzerrollen fest, wer Abonnentenfelder, Zielgruppen und Personalisierungshelfer verwalten darf.
Beispiel: Wenn du nicht möchtest, dass Redakteure Änderungen an Personalisierungshelfern vornehmen, entziehe der entsprechenden Benutzerrolle die Berechtigung zum Erstellen, Bearbeiten und Löschen von Personalisierungshelfern. 

Schritt 5: Inhalte verteilen

Achte darauf, die oben genannte Reihenfolge auch bei der Verteilung einzuhalten.

Praxisbeispiel 2: Accountkonstanten im E-Mail-Template

Angenommen, jeder Sub-Account repräsentiert einen Standort.
Alle Standorte verwenden ein einheitliches Corporate Design. Einige Angaben – wie Impressum oder die Website-URL – unterscheiden sich jedoch je Standort.

Anstatt für jeden Standort ein eigenes E-Mail-Template vorzuhalten, kannst du die variablen Angaben in Accountkonstanten auslagern.

Typische Anwendungsfälle für Accountkonstanten in Multi-Account-Systemen:
  1. Logo-URLs
  2. Impressen
  3. CI-Farben bzw. Farbcodes
  4. Ansprechpartner und Kontaktdaten
Reihenfolge der Implementierung
  1. Benötigte Accountkonstanten identifizieren
  2. Accountkonstanten im Master-Account erstellen
  3. Accountkonstanten verteilen
  4. Werte in den Sub-Accounts anpassen
  5. Abhängige Elemente vorbereiten und verteilen

Schritt 1: Benötigte Accountkonstanten identifizieren

Folgende Inhalte eignen sich besonders für Accountkonstanten:
  1. standortspezifische Angaben
  2. Angaben, die sich gelegentlich ändern können

Schritt 2: Accountkonstanten im Master-Account erstellen

  1. Lege die Accountkonstanten im Master-Account an.
  2. Hinterlege einen Stellvertreter.
  3. Definiere einen Standard-Wert.

Schritt 3: Accountkonstanten verteilen

Verteile die Accountkonstanten in die gewünschten Sub-Accounts

Schritt 4: Werte in den Sub-Accounts anpassen

Passe in den Sub-Accounts die Werte der Accountkonstanten an die jeweiligen standortspezifischen Angaben an.
Alert
Wichtiger Hinweis: Werden Inhalte wie Accountkonstanten erneut verteilt, werden Anpassungen in den Sub-Accounts überschrieben.
Achte daher beim Verteilen im Feld „Share-Status“ darauf, die Option „Accounts, an die das Element noch nicht verteilt wurde“
auszuwählen, wenn es sich um standortspezifische Angaben handelt.

Schritt 5: Abhängige Elemente vorbereiten und verteilen

Binde die Accountkonstanten in den gewünschten Elementen ein. Das können beispielsweise sein:
  1. E-Mail-Templates
  2. Landingpage-Templates
  3. Dynamische Inhalte
  4. Personalisierungshelfer
Verteile diese abhängigen Elemente anschließend in die gewünschten Accounts.