Warum Testmails wichtig sind

Bevor Du einen Newsletter an Deine gesamte Empfängerliste versendest, ist es essentiell, diesen gründlich zu testen. Testmails helfen Dir dabei, folgende Aspekte zu überprüfen:

• Korrekte Darstellung aller Inhalte (Texte, Bilder, Buttons) in verschiedenen E-Mail-Programmen
• Funktionalität aller Links und interaktiven Elemente
• Korrekte Anzeige der Personalisierungen (z.B. Anrede, individualisierte Inhalte)
• Optimale Darstellung auf verschiedenen Geräten (Desktop, Tablet, Smartphone)
• Fehlerfreier Betreff und Absenderinformationen

Eine gründliche Testphase kann Dir helfen, peinliche Fehler zu vermeiden und die Effektivität Deiner E-Mail-Kampagnen zu steigern.

Testversand starten

Um eine Testmail in MAILINGWORK zu erstellen, folge diesen Schritten:

1. Öffne Deine erstellte E-Mail in MAILINGWORK. Diese sollte bereits alle gewünschten Inhalte enthalten und für den Test bereit sein.
2. Navigiere in der oberen Menüleiste zum Reiter „Test". 
3. Klicke auf den Button „Testversand", der sich im Test-Reiter befindet. 

Testversand konfigurieren

Nach dem Klick auf „Testversand" öffnet sich ein Pop-up-Fenster mit verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten. Diese Optionen erlauben Dir, genau festzulegen, wie Dein Testversand aussehen soll und an wen er gehen soll.

Format wählen

Im Abschnitt „Format" kannst Du zwischen folgenden Optionen wählen:

• Multipart-Format (empfohlen): Diese Option sendet Deine E-Mail sowohl im HTML- als auch im Text-Format. Der Empfänger-Client kann dann entscheiden, welche Version angezeigt wird. Dies ist die sicherste Option, da sie die Kompatibilität mit allen E-Mail-Clients gewährleistet. Selbst wenn ein Empfänger HTML-E-Mails blockiert, wird er die Textversion sehen können.
• HTML-Format: Bei dieser Option wird Deine E-Mail ausschließlich im HTML-Format versendet. Dies ermöglicht Dir, die HTML-Version isoliert zu testen, kann aber bei Empfängern, die HTML-E-Mails blockieren, zu Problemen führen. Verwende diese Option, wenn Du gezielt das HTML-Layout überprüfen möchtest.
• Text-Format: Diese Option versendet Deine E-Mail ausschließlich als Textversion ohne Formatierungen. Dies ist nützlich, um zu überprüfen, wie Deine E-Mail bei Empfängern ankommt, die HTML-E-Mails blockieren oder bei denen die HTML-Darstellung aus anderen Gründen nicht funktioniert.

Es empfiehlt sich, zunächst das Multipart-Format zu verwenden, da es dem endgültigen Versand am nächsten kommt.

Betreff anpassen

Im Feld „Betreff für den Testversand" kannst Du bei Bedarf den Betreff Deiner Testmail anpassen oder ergänzen. Dies ist besonders nützlich, um:

• Den Testversand klar als solchen zu kennzeichnen (z.B. durch Voranstellen von „[TEST]")
• Verschiedene Testversionen zu unterscheiden (z.B. „Test Version A", „Test Version B")
• Spezifische Testaspekte zu markieren (z.B. „Test - Personalisierung prüfen")

Beachte, dass diese Änderung nur für den Testversand gilt und den eigentlichen Betreff Deiner E-Mail für den Hauptversand nicht verändert.

Empfänger hinzufügen

Im Abschnitt „Empfänger" legst Du fest, an wen die Testmail gesendet werden soll. Dies ist ein kritischer Schritt, da er bestimmt, wer Deine E-Mail vor dem endgültigen Versand prüfen wird.

1. Gehe zum Abschnitt „Empfänger" im Testversand-Dialog.
2. Wähle eine der folgenden Optionen:
   • Adresse der Personalisierung verwenden: Diese Option verwendet die E-Mail-Adresse, die zu dem Datensatz gehört, den Du für die Personalisierung ausgewählt hast (siehe Abschnitt „Personalisierung"). Dies ist besonders nützlich, wenn Du prüfen möchtest, ob die Personalisierungselemente korrekt funktionieren. Wenn Du diese Option wählst, wird die Testmail an dieselbe E-Mail-Adresse gesendet, die in den Personalisierungsdaten hinterlegt ist.
   • Individuelle Testadresse: Diese Option ermöglicht es Dir, eine oder mehrere E-Mail-Adressen manuell einzugeben, die nicht unbedingt in Deiner Abonnentendatenbank vorkommen müssen. Nachdem Du diese Option aus dem Dropdown-Menü ausgewählt hast, klicke auf den Button „Erstellen", um ein Eingabefeld zu öffnen. Gib dort die gewünschte E-Mail-Adresse ein und bestätige. Dies ist besonders nützlich für interne Tests oder wenn Du die E-Mail an Kollegen oder Vorgesetzte zur Freigabe senden möchtest.
3. Die hinzugefügte(n) Adresse(n) erscheint/erscheinen nun im Feld „Empfänger". Du kannst mehrere Empfänger hinzufügen, um die E-Mail von verschiedenen Personen oder auf verschiedenen Geräten testen zu lassen.
4. Aktiviere die Checkbox neben jeder Adresse, die den Testversand erhalten soll. Du kannst so auch gezielt einzelne Empfänger aus einer längeren Liste auswählen.

Best Practice: Es empfiehlt sich, Testmails an verschiedene E-Mail-Adressen zu senden, die unterschiedliche E-Mail-Clients nutzen (z.B. Gmail, Outlook, Apple Mail), um die Darstellung in den gängigsten Programmen zu überprüfen.

Personalisierung festlegen

Die Personalisierungseinstellungen beeinflussen, welche Abonnentendaten für die dynamischen Inhalte Deiner E-Mail verwendet werden. Dies ist besonders wichtig, wenn Deine E-Mail personalisierte Elemente wie Anreden, individuelle Produkt­empfehlungen oder andere dynamische Inhalte enthält.

Wähle eine der folgenden Optionen:

• Individuelle Personalisierung: Bei dieser Option kannst Du gezielt einen bestimmten Datensatz aus Deiner Abonnentendatenbank auswählen. Dies ermöglicht Dir, die Personalisierung für einen spezifischen Abonnenten zu testen. Nach der Auswahl dieser Option erscheint ein Suchfeld, in dem Du nach bestimmten Abonnenten suchen kannst, z.B. anhand der E-Mail-Adresse oder anderer hinterlegter Informationen. Diese Option ist besonders nützlich, wenn Du sicherstellen möchtest, dass bestimmte Personalisierungselemente für einen spezifischen Abonnenten korrekt angezeigt werden.
• Zufällige Personalisierung: Diese Option wählt zufällig einen Datensatz aus Deinen Abonnenten aus. Dies ist nützlich, um einen allgemeinen Eindruck zu bekommen, wie die Personalisierung bei einem durchschnittlichen Empfänger aussehen würde. Du kannst diese Option mehrmals hintereinander verwenden, um verschiedene zufällige Personalisierungen zu testen und sicherzustellen, dass Deine E-Mail mit unterschiedlichen Datensätzen korrekt funktioniert.

Die gewählte Personalisierung beeinflusst, wie Platzhalter oder andere dynamische Felder in Deiner Testmail ersetzt werden.

Wichtiger Hinweis zur Verwendung der Personalisierungsadresse

Testmail versenden

Nachdem Du alle Einstellungen vorgenommen hast, kannst Du die Testmail versenden:

1. Überprüfe noch einmal alle Einstellungen (Format, Betreff, Empfänger, Personalisierung)
2. Klicke auf den Button „Senden", der sich unten im Testversand-Dialog befindet
3. Das System wird nun Deine Testmail gemäß den gewählten Einstellungen versenden

Die Testmail wird in der Regel innerhalb weniger Minuten zugestellt. Sollte die Testmail nach längerer Zeit nicht ankommen, prüfe bitte:

• Ob die E-Mail-Adresse korrekt eingegeben wurde
• Ob die Testmail möglicherweise im Spam-Ordner gelandet ist

Nach dem Testversand

Nachdem Du Deine Testmail erhalten hast, solltest Du folgende Aspekte überprüfen:

• Werden alle Inhalte korrekt dargestellt?
• Funktionieren alle Links und Buttons wie erwartet?
• Sind alle Bilder sichtbar und werden korrekt geladen?
• Wird die Personalisierung korrekt angezeigt?
• Ist die E-Mail auf verschiedenen Geräten (Desktop, Smartphone, Tablet) gut lesbar?
• Ist der Betreff korrekt und ansprechend?

Falls Du Probleme oder Verbesserungsbedarf feststellst, kannst Du Deine E-Mail entsprechend anpassen und erneut einen Testversand durchführen, bis Du mit dem Ergebnis zufrieden bist.