So nutzt du das globale Redaktionssystem

Was ist das globale Redaktionssystem von MAILINGWORK?

Das globale Redaktionssystem von MAILINGWORK löst ein typisches Problem vieler Unternehmen: Stell dir vor, du hast zehn Standorte, die alle ihre eigenen Newsletter erstellen - mit unterschiedlichen Designs, Farben und sogar verschiedenen Logos. Das Ergebnis ist ein uneinheitlicher Außenauftritt, der deine Marke schwächt und unnötig Ressourcen verschwendet.

Das Redaktionssystem fungiert als zentrale Schnittstelle für alle Newsletter-Inhalte und vereint die zentrale Content-Bereitstellung mit deinen dezentralen Strukturen. Es arbeitet wie eine gut organisierte Bibliothek - alle wichtigen Materialien sind zentral verfügbar, aber jeder Standort kann gezielt die Inhalte abrufen, die er benötigt.

Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

Marketing-Ressourcen durch Content-Sharing bündeln
Einheitliche Corporate Identity sicherstellen
Qualitätsunterschiede zwischen Standorten vermeiden

Das globale Redaktionssystem bietet dir ein umfassendes Content-Management:

Templates und Bilder einfach zwischen den Accounts innerhalb des Mandantensystems verteilen
Newsletter-Templates zentral erstellen und pflegen
Account-Konstanten für gleichbleibende lokale Anpassungen
Komplette Mailings teilen
Landingpages, Umfragetemplates und Kampagnen zentral erstellen und verteilen
Content-Bausteine, Bildpersonalisierungen und An- und Abmeldesetups bereitstellen

Für diese Inhalte nutzt du das Redaktionssystem

Das Spektrum der verfügbaren Inhalte reicht von einfachen Design-Elementen bis hin zu komplexen Marketing-Kampagnen. Die Templates deiner Newsletter bilden das Herzstück des Systems und enthalten bereits alle wichtigen Design-Elemente deiner Corporate Identity. So kannst du beispielsweise verschiedene Template-Varianten für unterschiedliche Anlässe für dein Mandantensystem bereitstellen - von Produktneuheiten bis hin zu Kundenmagazinen.

Grundausstattung (alle Varianten):

Newsletter-Templates und Corporate Design-Vorlagen
Bilder, Grafiken und Inhalte aus der Medienverwaltung
Account-Konstanten wie bspw. Impressum, Adressen, Ansprechpartner, Logo-Varianten

Account-Konstanten eignen sich ideal für das Redaktionssystem, da sie standortspezifische Informationen wie Impressum, Ansprechpartner oder Sprachversionen automatisch in die E-Mail Templates einfügen. Sobald ein lokales Team ein E-Mail Template nutzt, werden die passenden Daten direkt und korrekt übernommen.

Erweiterte Inhalte (Advanced-Variante):

Komplette Newsletter und Mailings als Vorlagen
Landingpages mit Templates für einheitliches Designs
Umfragetemplates für professionelle Umfragen
Content-Bausteine mit Text, Bild und Call-to-Action Elementen
Kampagnen und Zielgruppen
Bildpersonalisierungen und Organisationsordner
Anmelde-/Abmelde-Setups für standardisierte Prozesse

Das musst du vor der Verteilung von Inhalten beachten

Eine sorgfältige Vorbereitung ist entscheidend für den Erfolg deines globalen Redaktionssystems. Das Rechtemanagement bildet dabei das Fundament und verdient besondere Aufmerksamkeit.

Rechtemanagement strategisch planen:

Du musst zunächst festlegen, welche Mitarbeiter das Recht "Verteilen" erhalten sollen. Diese Berechtigung bestimmt, wer neue Inhalte erstellen und organisationsweit verteilen darf. Finde eine Balance zwischen Flexibilität für die Content-Erstellung und notwendiger Kontrolle über Qualität und Markenkonformität.

Die Rechte deiner Benutzer kannst du unter Administration > Benutzerrollen bearbeiten, unter dem Reiter "Module/Extras-Rechte" findest du das Verteilen Recht.

Ordnerstruktur einrichten:

Eine logische Ordnerstruktur erleichtert die tägliche Arbeit mit dem Redaktionssystem erheblich. Erstelle einen zentralen Freigabe-Ordner als Hauptdrehscheibe und strukturiere Unterordner nach Standorten, Teams oder Themen.

Dabei ist wichtig, dass der zentrale Freigabe-Ordner accountübergreifend genutzt werden kann, dadurch agiert er als Zielordner, wenn Inhalte beispielsweise in einem Unteraccount verteilt werden. Um einen Ordner accountübergreifend nutzbar zu machen, öffne zunächst den gewünschten Ordner unter Administration > Ordnerverwaltung und wechsle zum Reiter Zugriff. Hier kannst du den Ordner entsprechend accountübergreifend freigeben.

Zentralen Freigabe-Ordner für geteilte Inhalte erstellen
Struktur nach Standorten, Teams oder Themen organisieren
Einheitliche Namenskonvention für besseres Auffinden
Logische und nachvollziehbare Hierarchie entwickeln

Account-Konstanten systematisch sammeln:

Die Vorbereitung der Account-Konstanten erfordert eine systematische Sammlung aller standortspezifischen Informationen. Stelle sicher, dass alle Daten aktuell und rechtlich korrekt sind.

Alle lokalen Impressums-Daten und Adressen zusammentragen
Verschiedene Sprachversionen professionell übersetzen
Lokale Logos und Farbvarianten markenkonform anpassen
Datenschutzlinks entsprechend lokaler Rechtslage hinterlegen

Workflow-Prozesse definieren:

Lege fest, welche Inhalte einer zentralen Freigabe bedürfen und definiere klare Verantwortlichkeiten für Content-Erstellung und Freigabe.

Freigabepflichtige Inhalte bestimmen (besonders marken- oder rechtskritische Inhalte)
Verantwortlichkeiten für Content-Erstellung und Freigabe festlegen
Qualitätsstandards für geteilte Inhalte definieren
Eskalationswege für Problemfälle etablieren

Erfolgstipps für die tägliche Praxis

Der langfristige Erfolg deines globalen Redaktionssystems hängt von mehr ab als nur der technischen Implementierung. Schule alle Redakteure umfassend im Umgang mit dem System und erstelle interne Leitfäden für Content-Standards. Überprüfe und aktualisiere geteilte Inhalte regelmäßig, um Aktualität und Relevanz sicherzustellen.

Sammle kontinuierlich Feedback von den lokalen Teams - sie sind die täglichen Nutzer und haben oft wertvolle Verbesserungsvorschläge. Entwickle eine einheitliche Content-Strategie für alle Standorte, die sowohl globale Konsistenz als auch lokale Relevanz berücksichtigt. So wird dein globales Redaktionssystem zu einem echten Erfolgsfaktor für dein Newsletter-Management.