Abmeldeliste/ Abmeldung
Mit einer Abmeldung widerruft ein Empfänger die Einwilligung, dass ihm Werbe-E-Mails von einem bestimmten Anbieter zugesendet werden dürfen. Der Datensatz wird aus der Abonnentenliste entfernt und die Adresse wird auf der Abmeldeliste eingetragen.
Auf der Abmeldeliste werden alle Abmeldungen von den im Account vorhandenen Abonnentenlisten gesammelt.
Abonnenten
Abonnenten sind Datensätze, welche Informationen zum Empfänger eines Mailings (Versendung) enthalten.
Abonnentenliste
Abonnentenlisten kannst Du Dir vorstellen wie Ordner. Sie enthalten eine bestimmte Auswahl von Abonnenten und dienen der Auswahl von Empfängern eines Mailings beim Versand von E-Mail, SMS etc.
Abonnenten können mehreren Abonnentenlisten zugeordnet werden.
A-Record
Ein A-Record (Address Record) ist ein DNS-Eintrag, der eine Domain oder Subdomain mit einer statischen IP-Adresse verknüpft. Er wird verwendet, um sicherzustellen, dass Anfragen an eine Domain an die richtige IP-Adresse weitergeleitet werden.
API (Application Programming Interface)
Eine API ist eine Schnittstelle, die es verschiedenen Softwareanwendungen ermöglicht, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen. In MAILINGWORK kann eine API genutzt werden, um bspw. Adressdaten aus einem CRM-System oder anderen Anwendungen zu übertragen.
Blacklist
Die Blacklist ist eine Liste mit Adressdaten, an die auf keinen Fall versendet werden soll. Sobald ein Eintrag sich auf einer der Listen befindet, wird an die entsprechende Adresse keine Versendung mehr ausgeliefert. Außerdem wird unterbunden, dass sich Empfänger mit den dort hinterlegten Adressdaten auf einer Abonnentenliste eintragen können. Eine Neuanmeldung mit so einer Adresse ist also nicht möglich.
MAILINGWORK unterstützt das Hinterlegen von E-Mail-Adressen, Faxnummern und Telefonnummern in separaten Blacklisten.
Bouncing/ Bouncemanagement
Von Bouncing spricht man, wenn die Zustellung einer E-Mail an ein bestimmtes E-Mail-Postfach nicht möglich ist. Es wird in diesem Fall vom Empfangsserver eine Bounce Message an den Versender der E-Mail zurückgeschickt.
Hierbei wird zwischen Hard und Soft Bounces unterschieden:
- Ein Hardbounce wird erzeugt, wenn es eine dauerhafte Ursache gibt, die eine Zustellung verhindert. Mögliche Gründe: Die E-Mailadresse existiert auf dem Empfangsserver nicht (mehr).
- Von Soft Bounces spricht man, wenn eine E-Mailadresse lediglich temporär nicht mehr erreichbar ist. Mögliche Gründe: Das Postfach des Empfängers ist voll oder das Postfach weist eingehende E-Mails wegen Urlaubszeit automatisch ab.
In der Versandsoftware werden Bounces automatisch auf einer Liste im Menü „Bouncemanagement“ gesammelt.
Call-to-Action (CTA)
Ein Call-to-Action (CTA) ist eine Handlungsaufforderung, die in einer E-Mail, einer Webseite oder einer Anzeige enthalten ist, um den Empfänger zu einer bestimmten Aktion zu bewegen, wie z.B. "Jetzt anmelden" oder "Mehr erfahren".
Conversion-Rate
Die Conversion-Rate gibt den Prozentsatz der Empfänger an, die nach dem Öffnen einer E-Mail die gewünschte Aktion durchgeführt haben, z.B. einen Kauf getätigt oder sich für ein Webinar angemeldet.
Dialogmail
Dialogmails werden für den direkten Austausch mit einzelnen Empfängern verwendet und müssen in Setups eingebunden werden. Zum Beispiel wird eine Dialogmail getriggert, sobald ein Abonnent sich über das Double-Opt-In-Verfahren zum Empfang von Werbemails bereit erklärt. In dem Moment wird eine Dialogmail an den Abonnenten gesendet.
DKIM (DomainKeys Identified Mail)
DKIM ist ein E-Mail-Authentifizierungsverfahren, das sicherstellt, dass eine E-Mail nicht verändert wurde und wirklich vom angegebenen Absender stammt. Es verwendet digitale Signaturen, um die Integrität und Authentizität der E-Mail zu bestätigen.
DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance)
DMARC ist ein E-Mail-Authentifizierungsprotokoll, das auf SPF und DKIM aufbaut. Es ermöglicht Domaininhabern, Richtlinien festzulegen, wie E-Mails behandelt werden sollen, die die Authentifizierungsprüfungen nicht bestehen, und bietet Berichte über E-Mail-Aktivitäten.
Double-Opt-In
Double-Opt-In ist ein Verfahren zur Anmeldung für Newsletter, bei dem der Empfänger nach der Eingabe seiner E-Mail-Adresse eine Bestätigungsmail erhält. Erst nach dem Klick auf den Bestätigungslink wird die Anmeldung abgeschlossen und die E-Mail-Adresse in den Verteiler aufgenommen.
E-Mail-Client
Ein E-Mail-Client ist ein Programm oder eine App, die zum Senden, Empfangen und Verwalten von E-Mails verwendet wird. Beispiele sind Microsoft Outlook, Apple Mail und Gmail.
Es gibt drei verschiedene E-Mail-Formate:
- HTML-Format: E-Mail enthält HTML-Code, der eine Darstellung von Bildern und Formatierungen von Text und Hintergrund ermöglicht. Die Software von E-Mail-Serviceprovidern liest den HTML-Code und generiert daraus eine formatierte E-Mail-Ansicht (Rendering).
- Textformat: E-Mail enthält keinerlei HTML-Code, sondern besteht ausschließlich aus reinen Textinhalten.
- Multipart-Format: E-Mail hat sowohl eine HTML- als auch eine Textversion. Falls die Darstellung der HTML-Version nicht möglich ist, wird die Textvariante eingeblendet.
E-Mail-Typen (Verhalten)
Es gibt in der Versandlösung drei Typen von E-Mails:
- Standard-Mail: wird verwendet für die einmalige gleichzeitige Versendung einer E-Mail an mehrere Empfänger (Abonnenten), z.B. Einsatz bei regelmäßig verschickten Newslettern.
- Kampagnenmail: ist Teil einer E-Mail-Kampagne und wird an einen Empfänger versendet, sobald dieser die Bedingungen für die Zustellung erfüllt -> siehe auch Kampagnen.
- Dialogmail: wird für den direkten Austausch mit einzelnen Empfängern verwendet und muss in ein Setup eingebunden werden. Zum Beispiel wird getriggert, sobald ein Abonnent sich über das Double-Opt-In-Verfahren zum Empfang von Werbemails bereit erklärt.
Export
Der Menüpunkt „Export“ in der Versandlösung bezeichnet den Export von Empfängerdaten, die einer bestimmten Empfängerliste zugeordnet sind. In der Versandlösung exportierte Daten werden ins CSV-Format überführt.
Der Footer ist der untere Abschnitt einer E-Mail oder Webseite, der häufig Informationen wie Abmeldelinks, rechtliche Hinweise oder Kontaktdaten enthält.
FTP (File Transfer Protocol)
FTP ist ein Netzwerkprotokoll zur Übertragung von Dateien zwischen Computern über das Internet. Es wird häufig verwendet, um Dateien wie CSV-Daten für den automatisierten Import von Abonnenten in Systeme wie MAILINGWORK bereitzustellen.
Import
Unter Import versteht man das Einspielen von Empfängerdaten (Abonnenten) zur Weiterverwendung in der Versandsoftware.
Inboundimages
Inboundimages sind Bilder, die direkt in den HTML-Code einer E-Mail eingebettet werden. Obwohl sie die visuelle Darstellung verbessern können, erhöhen sie auch die Größe der E-Mail und können dazu führen, dass die E-Mail als Spam eingestuft wird.
Interessen
Das Modul Interessen ermöglicht die Übersetzung des Aktivitätsverhaltens eines Abonnenten in Mailings in eine Kategorie mit numerischer Dimension (Score). So lässt sich ein Abonnentendatensatz mit Informationen zu seinen Interessen und Vorlieben anreichern.
Unter Einsatz von Interessen lässt sich eine E-Mail stark auf die Vorlieben eines Empfängers anpassen. Abhängig von Interessen werden bestimmte Artikel eingeblendet oder nicht, und die Reihenfolge, in der Artikel in der E-Mail angezeigt werden, wird empfängerspezifisch festgelegt.
Kampagnen
Mit dem Modul Kampagnen erstellst und verwaltest Du automatisch ablaufende Mailing-Serien mit personalisiertem Inhalt, deren Verhalten sich von einer Vielzahl von Bedingungen abhängig machen lässt.
Einmal eingerichtet, laufen Kampagnen permanent im Hintergrund ab, um sofort auf neue Abonnenten und veränderte Abonnentendaten (Zielgruppenzugehörigkeit, Interessen, Klicks in Mailings) zu reagieren.
Typische Abläufe sind z. B. jährliche Geburtstagsgrüße, zielgruppenspezifische Angebots-Newsletter oder Erinnerungen an eine stattfindende Veranstaltung.
Landingpage
Eine Landingpage ist eine speziell gestaltete Webseite, auf die ein Nutzer nach dem Klick auf einen Link in einer E-Mail oder Anzeige gelangt. Sie ist darauf ausgelegt, den Besucher zu einer bestimmten Aktion zu bewegen, z.B. zur Anmeldung für einen Newsletter oder zum Kauf eines Produkts.
Mailing
Ein Mailing ist der Oberbegriff für jede Art von Versendung, die über die Software abgewickelt werden kann. Zur Auswahl stehen der Versand von E-Mails, Postkarten, Faxen und SMS.
Mandantensystem / Mandantenaccount
Ein Mandantensystem ist ein übergeordnetes System in MAILINGWORK, welches mehrere Accounts enthält, z.B. nützlich für Firmen mit vielen Standorten. In einem Mandantensystem kannst Du u.a. Accounts erstellen, Ordner und Dateien in andere Accounts verteilen etc.
Medienverwaltung
Die Medienverwaltung ist ein Modul innerhalb von MAILINGWORK, das es Benutzern ermöglicht, Bilder, Dokumente und andere Medien hochzuladen und in ihre E-Mail-Kampagnen einzufügen. Dies erleichtert das Verwalten und Einbinden von Inhalten in Mailings.
MX-Eintrag (Mail Exchange Record)
Ein MX-Eintrag ist ein DNS-Eintrag, der festlegt, welcher Mailserver für den Empfang von E-Mails für eine bestimmte Domain zuständig ist. Er ist entscheidend für die Zustellung von E-Mails.
Ordner und Ordnerverwaltung
Die Versandlösung bietet die Möglichkeit, einen Großteil der erstellbaren Elemente (z.B. E-Mails, Abonnentenlisten, Vorlagen) in Ordnern zu organisieren.
Die Zugriffsberechtigungen von Ordnern lassen sich über Benutzerrollen verwalten, so können zum Beispiel bestimmte Ordner nur von einigen Benutzern verwendet werden, von anderen nicht.
Personalisierung
Personalisierung bezieht sich auf die Anpassung von E-Mail-Inhalten an individuelle Empfänger, z.B. durch die Verwendung des Namens des Empfängers oder durch das Anpassen von Inhalten basierend auf dem Verhalten oder den Interessen des Empfängers.
Redaktionssystem
Unter dem Redaktionssystem versteht man die Freischaltung eines Features, welches das Account übergreifende Verteilen von Elementen ermöglicht.
Es lassen sich damit Elemente wie z.B. E-Mailentwürfe, Vorlagen, Landing Pages von einem Account in beliebig viele andere Accounts (Mandanten) des gleichen Mandantensystems kopieren.
Responsive Design
Responsive Design bezeichnet die Gestaltung von E-Mails und Webseiten, die sich automatisch an die Bildschirmgröße und das Gerät des Nutzers anpassen, um eine optimale Darstellung und Benutzererfahrung zu gewährleisten.
Single-Opt-Out
Single-Opt-Out ist ein Abmeldemechanismus, bei dem ein Abonnent sich mit einem einzigen Klick von einem Newsletter abmelden kann, ohne eine zusätzliche Bestätigung durchführen zu müssen. Dieser Modus wird häufig verwendet, da er benutzerfreundlich und rechtlich konform ist.
SPF-Eintrag (Sender Policy Framework)
Ein SPF-Eintrag ist ein DNS-Eintrag, der festlegt, welche Server berechtigt sind, E-Mails im Namen einer Domain zu versenden. Dies hilft, E-Mail-Spoofing zu verhindern und die Zustellbarkeit zu verbessern.
Spamfilter
Ein Spamfilter ist eine Software, die unerwünschte E-Mails (Spam) erkennt und blockiert, bevor sie den Posteingang des Empfängers erreichen. Spamfilter bewerten E-Mails anhand verschiedener Kriterien, darunter das Verhältnis von Text zu HTML-Code und die Nutzung bestimmter Schlüsselwörter.
Statistiken
Unter einer Statistik versteht man eine Sammlung von Informationen zu konkreten E-Mail/Postkarten/Fax/SMS-Versendungen, z.B. Anzahl der Öffnungen und Anzahl der Klicks.
Umfragen
Mit dem Modul Umfragen lassen sich umfangreiche, webbasierte Umfragen erstellen. Zur Auswahl stehen verschiedene Fragetypen. Zu jeder Umfrage gibt es eine statistisch aufbereitete Auswertung, welche die Ergebnisse präsentiert und sich auch exportieren lässt.
Vorlagen / Templates
Vorlagen sind in HTML programmierte Grundgerüste oder Schablonen, welche Informationen zum Layout, den Aufbau und die möglichen Inhalte einer E-Mail, einer Landingpage oder eines Contents liefern.
Arbeitet man bei der Erstellung von E-Mails/Landingpages mit Vorlagen, so kann man die entsprechenden Editoren verwenden, um Inhalte zu erstellen oder/und mit Texten, Bildern und Links zu befüllen.
Vorlagen gibt es für E-Mails, Landingpages, Contents, Umfragen und Reports.
Whitelist
Eine Whitelist ist eine Liste von IP-Adressen, E-Mail-Adressen oder Domains, die als vertrauenswürdig eingestuft werden. E-Mails von Absendern auf der Whitelist werden nicht als Spam behandelt und gelangen sicher in den Posteingang.
Zielgruppen
Zielgruppen sind eine Art Filtersystem innerhalb der Software. Mittels Zielgruppen lässt sich eine Auswahl von Abonnenten erstellen, mit der dann die jeweilige Funktion weiterarbeitet.
Beispiele für den Einsatz von Zielgruppen:
- Auswahl eines Teils einer Empfängerliste, an den versendet wird (Mailingversand).
- Bedingung für den Eintritt eines Abonnenten in eine E-Mailkampagne.
- Filter für die statistische Auswertung von Mailings.